En France, plusieurs études ‘dénoncent’ que l’ensemble de la gestion des tâches administratives d’une entreprise diminue la productivité. La direction d’entreprise qui en fait le constat, sait que les heures passées à réaliser ces tâches administratives dites ‘improductives’ grèvent largement le temps de travail des salariés et des collaborateurs, quels que soient les métiers qu’ils exercent et les postes qu’ils occupent.
Lorsqu’on observe les rouages des entreprises qui peinent à maintenir leur niveau de productivité ou de rentabilité, un constat s’impose : les équipes en charge de la comptabilité, des ressources humaines ou encore de la gestion s’appuient encore trop peu sur les outils capables de leur simplifier la vie. Trop souvent, ces services jonglent avec des méthodes dépassées, là où des solutions modernes existent.
Comment faciliter la gestion des tâches administratives ?
Au-delà de la question budgétaire, il faut regarder du côté des femmes et des hommes qui portent ces tâches. La répétition incessante des démarches administratives finit par user les équipes, qui y perdent leur enthousiasme et leur implication. L’accumulation de tâches rébarbatives n’aide personne à s’investir dans le cœur de son métier.
Aujourd’hui, alléger le quotidien administratif passe d’abord par la dématérialisation. Les entreprises peuvent compter sur une multitude d’outils numériques, logiciels, applications, plateformes dédiées, pensés pour réduire le temps que les assistant(e)s ou secrétaires consacrent à ces démarches. Ces solutions, robustes et sécurisées, prouvent chaque jour que les processus papier appartiennent à un autre temps : notes de frais, déclarations de TVA, fiches de paie… tout peut désormais passer par le digital.
Le choix des outils adaptés ne peut plus être l’affaire d’un seul service. Responsables d’équipes et dirigeants, tous ont intérêt à s’impliquer dans la sélection des solutions qui feront vraiment la différence et permettront de réorganiser efficacement les tâches administratives.
Quelle est l’utilité du Business Process Management dans l’optimisation des tâches administratives ?
Le Business Process Management (BPM) ne se contente pas de rafistoler l’organisation interne : il propose de revoir de fond en comble la manière dont l’entreprise gère ses processus métiers. Cette refonte s’appuie sur des outils collaboratifs conçus pour rendre la gestion administrative plus fluide et efficace.
Mais attention, sans une réflexion claire sur la stratégie à adopter, même les meilleurs logiciels resteront sous-exploités. Il ne suffit pas d’installer un outil pour résoudre les problèmes : il faut savoir pourquoi et comment on va l’utiliser.
À terme, le BPM vise à replacer l’humain au centre en s’appuyant sur la digitalisation : technologies SaaS (logiciels accessibles à distance sur des serveurs sécurisés) et IaaS (serveurs adaptés au volume de données dont l’entreprise a besoin). L’objectif : offrir aux équipes des solutions souples, accessibles et évolutives.
Pour l’entreprise, le BPM devient un levier pour avancer : moins de temps perdu sur l’administratif, davantage de tâches valorisées et automatisées, et, au passage, des coûts de traitement réduits de manière significative. Cette dynamique, loin d’être figée, doit rester durable pour accompagner la croissance à long terme.
Profiter des technologies digitales pour faciliter les tâches administratives ?
Pour que les outils numériques tiennent leurs promesses, il faut que les responsables métiers travaillent main dans la main avec des partenaires spécialisés, expérimentés et fiables. Ce dialogue est la clé d’un déploiement réussi.
Outils de gestion des processus métiers (workflow)
Automatiser le workflow, c’est permettre à chaque collaborateur de visualiser ses tâches, de recevoir des notifications sur son smartphone et de s’inscrire pleinement dans la logique du Business Process Management. Lorsque tout le monde sait où il en est, la coordination gagne en rapidité et en clarté.
Faciliter les tâches administratives des Ressources Humaines
La charge documentaire au sein des Ressources Humaines atteint parfois des sommets, surtout sans appui digital. Avec un logiciel adapté, le service RH peut gérer les signatures électroniques (pour les contrats d’embauche, par exemple), stocker de façon sécurisée les dossiers confidentiels, et proposer un espace accessible aux salariés pour consulter leur compte formation ou d’autres informations utiles.
Faciliter les tâches administratives de la gestion de projet
Dans la gestion de projet, des outils collaboratifs comme Trello, Google Drive ou Google Hangouts prennent tout leur sens. Ils offrent la possibilité de travailler à plusieurs sur un seul document, en temps réel, hébergé sur le cloud. L’administratif se concentre alors sur la mise à jour du planning, la gestion des emails et le suivi des temps de travail. Grâce à l’accès mobile, chaque membre de l’équipe peut intervenir depuis n’importe quel lieu, sans contrainte.
Faciliter les tâches administratives du service comptabilité
Opter pour une néobanque permet à la comptabilité de simplifier la saisie et d’associer rapidement les justificatifs comptables sous forme de fichiers. Un atout réel pour fluidifier l’organisation financière de l’entreprise.
Outre ce gain, le service comptabilité peut aussi s’appuyer sur un logiciel capable de suivre toute la chaîne de production, de la commande à la facturation, en passant par le stockage. Ce pilotage numérique ouvre la voie à une gestion comptable plus réactive, plus transparente et mieux adaptée aux exigences actuelles.
