L’ère du numérique que nous traversons est caractérisée par de nombreux cas d’espionnage et de piratage des données. Aussi bien, les individus, les institutions internationales et les entreprises sont sujets à ces menaces. Et puisque les pertes sont souvent considérables (surtout pour les entreprises), on remarque un éveil des consciences sur la nécessité de protéger les données digitales. Voici donc quelques astuces pratiques qui pourront vous aider dans ce processus de sécurisation au sein de votre entreprise.
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Le choix des mots de passe
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La protection des différents systèmes d’une entreprise passe par le choix des mots de passe. Et pour ceux-ci, il est important de prendre quelques dispositions afin que monsieur « tout le monde » ne puisse pas le deviner. La première des choses à faire est de définir une périodicité pour la modification des mots de passe. Ensuite, il faut veiller à ceux que le même mot de passe ne se répète pas sur plusieurs systèmes à la fois. Sans quoi vous seriez très vulnérable.
Un mot de passe efficace doit être complexe (pour le concevoir, il vous suffit d’alterner les caractères d’écritures, les chiffres ainsi que les lettres majuscules et/ou minuscules). Pour le créer, évitez donc d’utiliser des informations facilement identifiables comme le nom de l’entreprise ou de son promoteur, la date de création de l’entreprise.
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Pour l’hébergement, optez pour des options locales
Il est préférable d’opter pour des hébergeurs de sites résidants dans le même pays que votre entreprise. Cette option vous confère entre autres plus de sécurité. Pour cause, les textes régissant la protection et les violations des données n’étant pas les mêmes partout dans le monde, il existe des risques de survenus d’incidents juridiques. Et selon la juridiction du pays concerné, les décisions du tribunal ou de l’instance de régulation risquent de ne pas toujours vous avantager. Pour le choix de l’hébergeur, les éléments ci-dessous sont à prendre en compte. Il s’agit entre autres de :
- Niveau de sécurité offert par l’hébergeur ;
- Pays dans lequel vos données seront stockées ;
- Certifications détenues par l’hébergeur ;
- Processus de stockage des données, etc.
Ne vous laissez cependant pas prendre au piège des offres dérisoires. L’accessibilité n’est pas toujours gage de qualité de services.
Filtrez les accès
Les données d’une entreprise sont très sensibles et il faut dans la mesure du possible éviter qu’elles ne tombent dans de mauvaises mains. C’est pour cela qu’il faut éviter que tout le personnel ait accès aux mêmes informations. Vous pouvez par exemple définir, en fonction de leur ancienneté et de la confiance que vous faites à vos employés, divers niveaux d’accès aux informations. Veillez aussi à ne pas stocker les informations sensibles sur des serveurs connectés.
Protéger vos documents
Il est très facile de perdre ou d’endommager un document au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille (vu que les supports transitent entre plusieurs membres). Il faut donc veiller à une traçabilité des documents. Détruisez les fichiers obsolètes et sauvegardez en lieu sûr les autres données.
La protection des données d’une entreprise se joue aussi bien de l’intérieur qu’à l’extérieur. Elle exige de chacun une certaine discrétion et un respect strict des protocoles de sécurité.
Mettez en place une politique de gestion des appareils mobiles
Les appareils mobiles sont devenus incontournables en entreprise. Ils peuvent représenter une menace pour la sécurité des données si leur utilisation n’est pas encadrée. Pour éviter les risques d’intrusion et de vol de données, il faut mettre en place une politique claire et précise sur l’utilisation des appareils mobiles.
Cette politique doit définir les règles à suivre concernant le choix des applications autorisées sur les appareils professionnels, ainsi que la manière dont ces derniers seront gérés si un employé quitte l’entreprise ou perd son téléphone portable. Effectivement, un téléphone perdu peut donner accès aux données professionnelles confidentielles stockées dessus. Il est recommandé d’exiger que les téléphones professionnels soient protégés par un mot de passe ou un système d’authentification biométrique afin d’éviter tout accès non autorisé.
Il faut chiffrer toutes les communications entre le serveur central et chaque terminal utilisable dans l’entreprise pour renforcer leur confidentialité.
Autre point à considérer : certains sites web ou certaines applications proposent souvent aux utilisateurs du WiFi gratuit mais sans garantie absolue quant à la sécurité du réseau. Toute personne peut y avoir accès sans restriction. Il faut éviter de se connecter à ces réseaux lorsque vous travaillez avec des informations sensibles.
La mise en place d’une véritable politique liée aux terminaux mobiles permettra sans aucun doute à votre organisation institutionnelle de sécuriser ses installations informatiques contre toute infection virale qui pourrait causer beaucoup de dommages.
Sensibilisez vos employés à la sécurité des données
Vous devez sensibiliser les employés à la sécurité des données en entreprise. Ils sont les premiers acteurs et peuvent contribuer à protéger efficacement les informations confidentielles.
Une formation régulière pour tous les collaborateurs doit être proposée, afin qu’ils soient conscients des risques encourus sur Internet, ainsi que des pratiques à adopter pour éviter tout incident lié à leur utilisation d’Internet ou d’autres outils informatiques.
Les employés doivent aussi être informés sur l’importance du respect de la vie privée et de la protection des données personnelles. Vous devez passer en revue comment sécuriser leurs sessions lorsqu’ils utilisent un ordinateur public. Ils doivent comprendre l’impact potentiellement négatif que peut avoir une fuite accidentelle ou volontaire de données confidentielles sur l’image et le fonctionnement global de leur entreprise.
Un autre point crucial est celui du phishing (hameçonnage), qui consiste en une méthode frauduleuse visant à convaincre un individu • ici donc, un salarié • de communiquer ses informations personnelles ; cela se fait généralement par courriel électronique ou via un site web factice mis en ligne (…). Les employés doivent savoir reconnaître ces tentatives d’hameçonnage (qui représentent souvent le premier vecteur d’infection) afin d’éviter toute intrusion malveillante dans le système informatique interne.
Chaque organisation institutionnelle doit mettre en place une charte informatique complète détaillant non seulement ce qui est autorisé mais aussi ce qui ne l’est pas : quelles sont les limitations d’accès à certains types de sites web, l’utilisation des réseaux sociaux professionnels, la consommation de données non essentielles, etc. Cette charte doit être présentée et signée par chaque salarié afin qu’il soit clair pour tous que les règles doivent être respectées afin d’assurer un environnement sécurisé pour tous.
Sensibiliser ses employés au fonctionnement optimal du système informatique interne est une étape cruciale dans le processus global de sécurité en entreprise. À travers cette formation continue (et évolutive), les collaborateurs deviennent eux-mêmes des acteurs conscients et responsables contribuant à réduire significativement certains risques potentiels.