Les dernières innovations technologiques ont entrainé de profondes mutations au sein des entreprises. Ainsi, le digital est désormais perçu par les entreprises comme un véritable levier de croissance et un gage de croissance et de compétitivité.
Ainsi, le virage numérique implique aussi la dématérialisation des processus et échanges administratifs et commerciaux.
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Cela n’est possible que par l’implémentation des solutions numériques, notamment les signatures électroniques. Nous vous présentons ici les principaux atouts de cet outil numérique devenu indispensable au sein des entreprises modernes.
Plan de l'article
Un processus entièrement intégré
Les signatures électroniques ne représentent pas seulement une solution spécifique utile dans des échanges commerciaux et administratifs.
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Grâce aux signatures électroniques, les entreprises peuvent dorénavant créer un processus totalement intégré entre les départements internes.
Ainsi, l’utilisation des données cryptographiques peut générer une signature valide qui est automatiquement traitée selon la politique de l’entreprise.
Ce type de signature est le plus souvent associé à des données cryptées qui garantissent la sécurité et l’intégrité des données. Cette solution peut également apporter de nombreux avantages dans le domaine juridique.
En effet, l’utilisation d’une signature électronique des documents permet aux avocats de mieux gérer le flux de travail, car ils peuvent désormais mettre en place un mécanisme spécifique pour traiter les documents par voie électronique. Cela peut réduire à la fois le temps consacré au processus de classement des documents et le risque d’erreurs.
Preuve d’authenticité et d’intégrité des données
L’utilisation de signatures électroniques peut contribuer à améliorer l’intégrité des données. En effet, une signature numérique est inviolable, les fraudes et les usurpations d’identité sont donc impossibles.
Ces signatures peuvent être vérifiées à l’aide de la cryptographie asymétrique. Ainsi, l’utilisation d’une signature électronique permet de créer une preuve d’authenticité des données. Cette preuve peut être utilisée pour détecter automatiquement toute manipulation ou contrefaçon du document.
Ce type de signature facilite par ailleurs la gestion électronique des documents (GED). Grâce à l’utilisation d’une signature numérique inviolable, les entreprises peuvent aussi mettre en place des systèmes de contrôle pour éviter toute falsification de documents.
Une diversité d’options
Il existe trois grands types de signatures électroniques présentant chacun des subtilités et des niveaux de sécurité spécifiques.
La signature électronique simple est la solution la plus accessible. Cela peut aller d’une signature manuelle sur une tablette à une signature plus complexe lorsque l’enjeu ou le risque de litige est un peu élevé.
Ce type de signature offre fiabilité et sécurité lorsqu’il intègre une clé d’authentification cryptée et un chiffrement des données.
La signature électronique avancée offre un niveau de sécurité et de fiabilité plus élevé. Les entreprises y font souvent recours pour la signature des compromis de vente immobiliers, les factures, les contrats de travail et d’assurance.
Cependant, ce type de signature requiert la détention par le prestataire tiers d’un certificat de signature électronique conforme à la norme eIDAS.
Enfin, la signature électronique qualifiée a la particularité d’avoir la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Ce mode de signature exige que l’autorité de certification électronique agréée recueille l’identité du signataire.
Après vérification de l’identité du signataire, l’autorité de certification transmet à ce dernier une clé cryptographique, indispensable pour exécuter la signature.
Une réduction significative des coûts et des délais
En plus de leur fiabilité et de leur sécurité, les signatures électroniques ont aussi l’avantage d’être très économiques en termes financiers.
Effectivement, grâce à la dématérialisation des documents, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts. Les frais liés à la gestion des supports papier (impression, affranchissement, archivage) sont considérablement diminués voire supprimés.
La signature électronique permet une réduction significative des délais. Finie l’attente interminable entre l’envoi du document à signer et sa réception par courrier postal.
Dorénavant, le signataire peut apposer sa signature sur un document numérique depuis n’importe où dans le monde en quelques clics. Cela facilite grandement le processus de validation pour toutes les parties prenantes impliquées dans le contrat ou l’accord signé.
Et ce n’est pas tout ! La signature électronique évite bien souvent aux professionnels de se déplacer physiquement chez leurs clients pour faire parapher des contrats ou autres documents nécessitant une validation écrite. Cette solution pratique est aussi bénéfique pour la planète : elle contribue au respect environnemental car elle diminue drastiquement notre consommation annuelle de papier.
Au regard de ces avantages incontestables qu’elle offre aux entreprises et particuliers désireux d’utiliser efficacement cette technologie avancée, il est donc temps que nous adoptions tous massivement cette solution innovante qui s’impose davantage comme alternative idoine à la signature manuscrite.
Une meilleure expérience utilisateur grâce à la simplicité et la rapidité du processus de signature
Au-delà des avantages financiers et environnementaux qu’elle offre, la signature électronique améliore aussi considérablement l’expérience utilisateur. Effectivement, le processus de signature est simplifié pour les signataires grâce à une interface intuitive et facile d’utilisation.
Les entreprises qui utilisent des signatures électroniques offrent ainsi à leurs clients ou partenaires une expérience client optimale. Les documents peuvent être signés en toute simplicité depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.
Cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en évitant notamment les déplacements inutiles dans des locaux physiques pour signer des contrats importants. Le processus devient plus rapide et efficace grâce à la possibilité de signer plusieurs documents simultanément sans avoir besoin d’imprimer quoi que ce soit.
Certains outils proposent aujourd’hui des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité d’inclure une photo du signataire ou encore sa géolocalisation au moment de la signature, renforçant ainsi l’authenticité du document signé tout en augmentant le niveau de sécurité.
La simplicité et la rapidité du processus sont donc deux atouts majeurs de la signature électronique qui contribuent grandement à satisfaire les besoins et attentes des consommateurs modernes toujours pressés et avides d’expériences fluidifiées par l’usage intelligent des technologies numériques innovantes.