En ce moment, vous vous posez la question de déployer un intranet pour vos employés. Vous pensez que cet outil informatique pourrait être très utile pour favoriser la circulation de l’information mais également pour dématérialiser certaines tâches administratives. Dans cet article technique, nous allons passer en revue les différentes fonctionnalités clés d’un intranet.
Plan de l'article
La gestion des absences
S’il y a bien une fonctionnalité essentielle dans un intranet, c’est la gestion des congés et absences. En la dématérialisant, vous basculerez d’un coup dans l’ère du numérique avec tous les avantages que cela représente. Vous en finirez ainsi avec tous ces formulaires papiers longs et fastidieux à remplir qu’il faut ensuite faire signer puis pointer à la main. Dans un intranet permettant la gestion des demandes de congés, l’employé n’aura qu’à soumettre un formulaire en quelques clics. Ensuite, le manager validera sa demande grâce au workflow. Puis toutes les demandes seront automatiquement consolidées dans le rapport. Cela représente un gain de temps considérable mais également une réduction drastique des erreurs et des pertes par rapport à une gestion basée sur le papier.
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Le partage des actualités de l’entreprise
Dans votre entreprise, chaque jour, des événements ont lieu. De nouveaux employés arrivent. D’autres accèdent à de nouvelles responsabilités. Vous signez des contrats avec de nouveaux clients. Enfin, des produits sont mis sur le marché. Toutes ces nouvelles sont positives et contribuent à la motivation de vos équipes. Vous devez donc les partager avec elles de façon régulière. Cela se fait souvent de façon informelle au cours de réunions. Vous pourrez également les mettre en ligne sur votre portail intranet afin que tout le monde puisse prendre connaissance de l’information lorsqu’il en a le temps.
La gestion des déplacements
Les employés sont amenés à se déplacer pour le compte de l’entreprise. Il s’agit le plus souvent d’aller rencontrer des clients ou des fournisseurs. La mission peut également avoir pour objet d’installer ou de réparer un produit acheté par un client. Dans tous les cas, cela donne lieu à l’établissement d’une note de frais pour obtenir le remboursement des frais engagés. Ce processus peut être géré dans un intranet. L’employé saisit toutes les dépenses réalisées durant son déplacement. Ensuite, le responsable hiérarchique valide le bien fondé de ces dépenses mais également leur niveau par rapport à la politique de notes de frais de l’entreprise. Enfin, le comptable rembourse la note de frais.
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L’annuaire interne
Jusqu’à présent, lorsqu’un employé avait besoin d’appeler un autre employé, il cherchait ses coordonnées dans un annuaire papier. C’est assez long et cela nécessite de rééditer très souvent l’annuaire qui devient rapidement obsolète avec les départs et les arrivées de collaborateurs. Dans l’intranet, les données sont mises à jour en temps réel. La recherche est très rapide et permet d’accéder à des informations fiables. En outre, c’est plus écologique comme vous n’avez plus à imprimer un annuaire sur papier pour chaque employé de la société.