Bien que le tout numérisé soit de plus en plus à la mode actuellement, on ne peut pas encore se passer totalement des documents papier actuellement dans le cadre d’une entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un bon de commande à placer dans un colis, du rendu d’une publicité ou bien de la signature d’un contrat que l’on préfère réaliser traditionnellement à la main. Cela nécessite ainsi l’achat d’une imprimante capable de répondre à différents besoins. Mais est-ce qu’opter pour une imprimante professionnelle est si pertinent ?
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Les avantages de l’imprimante professionnelle multifonction
Commençons par quelque chose de factuel : à l’achat, une imprimante professionnelle pour entreprise sera toujours plus coûteuse qu’un modèle grand public. Mais s’arrêter ici serait une grande erreur puisqu’il y beaucoup d’autres paramètres à prendre en considération. Le premier est justement économique : quel sera le coût à la page ? Il faut alors s’intéresser au prix des cartouches d’encre (ou de toner pour une imprimante laser) mais aussi à sa consommation.
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Ainsi, même si on utilise au départ plus de 1000€ pour une imprimante professionnelle contre 100€ pour un modèle de base à jet d’encre, cela peut être rentabilisé en moins de 6 mois. En effet, avec un coût à la page d’environ 2 centimes d’euro (contre 6 en moyenne pour les jets d’encre en noir et blanc), on gagne 40€ toutes les 1000 impressions. Sachant qu’un salarié imprime en moyenne 28 pages par jour, on arrive à un total d’environ 5000 pages par mois si vous avez 10 employés. Soit 200 euros économisés par mois en moyenne !
De plus, il faut prendre en compte la facilité d’usage. Là encore, l’avantage est très net pour les modèles destinés aux pros, car le temps d’impression est fortement réduit sans oublier les nombreuses fonctions pratiques. Enfin, le constat est le même concernant la fiabilité, surtout quand on connaît la fragilité des imprimantes grand public.
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Les critères à prendre en compte lors de l’achat d’une imprimante professionnelle
Certains critères doivent être pris en compte lors de l’achat d’une imprimante professionnelle. Le premier est la nature de votre activité et vos besoins précis. Vous aurez besoin d’une imprimante laser si vous souhaitez imprimer des documents régulièrement, car elle offre une qualité supérieure à celle des modèles jet d’encre. Toutefois, un modèle jet d’encre peut convenir pour les impressions ponctuelles ou pour des travaux nécessitant des couleurs vives.
Le format est aussi important : si vous avez besoin d’imprimer sur du papier A3, il faudra opter pour un modèle spécialisé à cet effet. Le débit doit être adapté au volume que vous prévoyez de produire : une entreprise qui a besoin d’imprimer 500 pages par jour n’a pas les mêmes besoins qu’une structure qui en imprime seulement quelques-unes. Pensez aux fonctions supplémentaires dont peut disposer votre futur équipement : scanner, photocopieur ou encore fax peuvent se révéler très utiles et éviter bien des tracas au quotidien. Il faut aussi s’intéresser aux options de gestion comme la fonction recto-verso automatique permettant ainsi de consommer moins de papier et donc d’économiser quelques euros.
Dernier point non négligeable dans ce type d’équipements : la connectivité ! Les modèles sans fil sont aujourd’hui indispensables, tant ils offrent plus de flexibilité dans leur utilisation, mais aussi une meilleure sécurité notamment avec leur capacité à intégrer facilement les systèmes informatiques existants (notamment via Ethernet) tout en évitant toute perte de données due au déplacement des fichiers.
Les économies réalisées avec une imprimante professionnelle par rapport à une imprimante grand public
Investir dans une imprimante professionnelle peut sembler coûteux au premier abord, mais à long terme, cela peut constituer un véritable avantage pour votre entreprise. Effectivement, les économies réalisées grâce à ces équipements peuvent être significatives par rapport aux modèles grand public. La qualité de l’impression est supérieure sur une imprimante professionnelle qu’un modèle haut de gamme destiné au grand public. Cette meilleure qualité permettra d’éviter des réimpressions et donc des gaspillages de papier et d’encre. Les cartouches d’encre ou toners utilisés pour les imprimantes professionnelles ont une durée de vie nettement plus élevée que ceux utilisés pour les modèles destinés au grand public. Cela se traduit par des remplacements moins fréquents qui engendrent donc moins de frais supplémentaires. Certains fabricants proposent aussi des solutions logicielles intégrées conçues spécialement pour limiter le gaspillage en contrôlant davantage leur consommation électrique ainsi que celle du papier et/ou des cartouches d’encre ou toners : c’est notamment le cas chez HP avec son mode veille intelligent qui permettrait selon eux jusqu’à 50% d’économies supplémentaires comparativement aux autres solutions. Les avantages financiers ne sont pas négligeables non plus quand il s’agit du volume produit par mois. Les entreprises produisant un volume important ont besoin d’une solution adaptée ayant la capacité de gérer rapidement leur production sans interruption ni dégradation (le taux d’utilisation mensuel moyen varie entre plusieurs centaines voire milliers de pages). Les coûts seront donc plus importants pour les modèles grand public. Le dernier avantage qui peut peser dans la balance est que les imprimantes professionnelles disposent souvent d’une garantie plus longue que celle des équipements destinés au grand public. De quoi profiter de votre investissement sur le long terme !