En France, plusieurs études « dénoncent » que l’ensemble de la gestion des tâches administratives d’une entreprise diminue la productivité. La direction d’entreprise qui en fait le constat, sait que les heures passées à réaliser ces tâches administratives dites « improductives » grèvent largement le temps de travail des salariés et des collaborateurs, quels que soient les métiers qu’ils exercent et les postes qu’ils occupent.
L’analyse des processus de traitement des informations dans les entreprises en perte de productivité et parfois de rentabilité, quelle que soit leur taille, leur activité et leur statut social, il apparaît que les services concernés (comptabilité, ressources humaines, gestion, etc.) n’utilisent que très rarement les outils en capacité de les aider.
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Plan de l'article
Comment faciliter la gestion des tâches administratives ?
Outre les aspects purement « matériels » qui s’évaluent en euros, il faut aborder le côté humain. La lourdeur des tâches administratives déclenche chez les salariés une perte de motivation et d’intérêt pour leur activité ; la répétition du travail administratif de l’entreprise est « lassante ».
Aujourd’hui, faciliter les tâches administratives de l’entreprise est synonyme de dématérialisation et les outils (logiciel, application), plateformes, services, etc., conçus dans le but de diminuer le temps passé par l’assistant ou la secrétaire à gérer l’administratif sont nombreux. Totalement fiables et sécurisés, ils démontrent l’obsolescence d’une majorité de processus où le « papier » est encore présent : génération des notes de frais, déclarations de TVA, fiches de paie, etc.
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Chaque collaborateur responsable de service, ainsi que l’ensemble des dirigeants doit s’intéresser au choix du ou des outils qui vont régler le problème et faciliter les tâches administratives de l’entreprise.
Quelle est l’utilité du Business Process Management dans l’optimisation des tâches administratives ?
Le Business Process Management (BPM) est en charge de réformer les principes d’organisation de l’entreprise et de proposer une stratégie basée sur les processus métiers. Il s’agit dans de réviser le cycle de ces processus en se servant d’outils « collaboratifs » spécifiques afin de faciliter les tâches administratives de l’entreprise.
Attention, sans stratégie, l’entreprise ne saura pas comment utiliser ses nouveaux outils.
A terme, le BPM cible l’humain dans l’entreprise (collaborateurs, salariés et même la direction) et met en avant l’univers de la digitalisation avec les technologies Saas (Software as a Service) : progiciels ou logiciels disponibles à distance sur des serveurs sécurisés et les technologies IaaS (Infrastructure as a Service) : mise à disposition de serveurs dont les capacités de stockage sont fonction des besoins de l’entreprise.
Le Business Process Management peut évoluer mais sa pérennité doit être assurée pour garantir le développement de l’entreprise : réduire le temps passé sur les tâches administratives, valoriser ces tâches et les automatiser pour, dans le même temps, réduire les coûts de traitement associé, supportés par l’entreprise.
Profiter des technologies digitales pour faciliter les tâches administratives ?
La mise en place d’outils implique une étroite collaboration entre responsables métiers et entreprises spécialisées, expérimentées et stables.
Outils de gestion des processus métiers (workflow)
Le but des collaborateurs est d’automatiser leur workflow et de positionner leurs tâches, chacun d’eux étant notifié sur l’application installée sur leur smarphone. Les processus métiers ainsi formalisés s’inscrivent dans l’environnement du Business Process Management
Faciliter les tâches administratives des Ressources Humaines
Les Ressources Humaines produisent énormément de contenu et la gestion du papier est impressionnante pour le service RH qui ne dispose d’aucun outil digital. Pour éviter cela, les RH peuvent s’appuyer sur un logiciel capable de recevoir les signatures électroniques (contrat d’embauche), utiliser un espace dédié sur le serveur distant et y stocker les dossiers confidentiels des salariés et un autre espace « ouvert » où les salariés peuvent consulter leur compte formation, par exemple.
Faciliter les tâches administratives de la gestion de projet
L’utilité du logiciel collaboratif (Trello, Google Drive, Google Hangouts) trouve tout son sens dans la gestion de projet où il permet aux collaborateurs le travail conjoint sur des documents uniques, stockés sur le cloud et accessibles en temps réel par chacun. L’administratif se révèle dans la mise à jour du planning, la consultation et les réponses aux mails et la transmission du temps passé par chacun. Le logiciel donnant un accès constant et simultané aux documents, les collaborateurs peuvent effectuer ces démarches à partir de leur smartphone depuis le lieu de leur choix.
Faciliter les tâches administratives du service comptabilité
La possibilité de travailler avec une banque néobanque qui optimise la saisie comptable et qui permet l’ajout des justificatifs comptables sous la forme de fichiers, est un vrai plus pour l’entreprise.
Le service comptabilité peut aussi s’appuyer sur un logiciel en mesure de suivre l’ensemble de la gestion de la chaîne de production (commande, stockage, facturation, etc.), et la gestion comptable associée.